Om een aanbesteding te winnen, moet u begrijpen welke stappen nodig zijn om een succesvol bod uit te brengen. En natuurlijk wat de aanbestedingsregels zijn. Het kennen van de juiste procedures maakt het verschil tussen winnen en verliezen. In deze blog leest u de belangrijkste stappen voor een succesvolle aanbestedingsprocedure.
Waarom een aanbestedingsprocedure volgen?
Een aanbestedingsprocedure zorgt voor transparantie en eerlijkheid bij het gunnen van contracten, waardoor iedereen gelijke kansen heeft tot het winnen van de opdracht.
De weg naar een succesvolle aanbestedingsprocedure begint met aanbestedingsregels
Hoe komt u tot een interessante bieding waarmee u opvalt? Het begint allemaal met het begrijpen van het proces .de klantvraag Door onderstaande stappen te beheersen en te gebruiken bij uw volgende aanbesteding vergroot u de kans om de meest concurrerende en winnende bieding uit te brengen.
Stap 1. Identificeer de juiste kansen binnen de aanbestedingsregels
U kunt zich natuurlijk zonder aarzeling inschrijven op alle aanbestedingen die voorbij komen, maar als de aanbesteding niet past bij uw bedrijfsvoering dan staat u al 1-0 achter. Het maken van een inschrijving kost tijd, geld en energie. Focus daarom alleen op aanbestedingen die interessant genoeg zijn om te winnen.
Stap 2. Een grondige voorbereiding op het aanbestedingsproces is het halve werk
Begrijp de eisen en klantvraag van de aanbesteding. In ons werk zien we vaak dat inschrijvers de eisen niet zo nauw nemen ,de omvang van het project niet begrijpen of geen antwoord kunnen geven op de klantvraag. Doe een goede voorbereiding waarin u de eisen en specificaties van het project volledig doorloopt en begrijpt. Stel binnen uw bedrijf een aanbestedingsteam samen die onder andere kijkt naar het beschikbare budget, de manuren en het beleid ten aanzien van inkoop.
Stap 3. Effectief reageren op aanbestedingsdocumenten
Wat is uw drijfveer voor de inschrijving? Laat uw emotie in de inschrijving doorschemeren, zodat het niet alleen een puur technisch verhaal wordt. Neem ook relevantie en ervaring mee in de inschrijving.
Stap 4. Vraag hulp bij het schrijven van je aanbestedingsaanbieding
Ziet u vaak een aanbesteding waarvan u denkt ‘dit is een mooie opdracht?’. Maar komen dan vrij snel de twijfels omdat u geen idee heeft hoe u dit moet gaan aanpakken? Makers van plannen helpt met het schrijven van een waterdichte aanbestedingsinschrijving. Passend bij de opdracht en uw bedrijf.
Om een aanbestedingsplan te beoordelen wordt er vaak een EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) toegepast. Hierbij gaat het voornamelijk om meerwaarde van uw aanbieding versus de kosten. Voor ondernemingen kan dit vaak een lastige rekensom zijn. Wij hebben gelukkig jarenlange ervaring in het meenemen van EMVI tijdens het aanbestedingsproces.
Stap 5. Dien jouw inschrijving op tijd in en zorg dat alle informatie volledig conform de aanbestedingsregels is
Wees goed voorbereid, zorg dat u alle benodigde informatie hebt om uw inschrijving op tijd en volledig in te dienen. Vaak behoort tot een inschrijving het volgende:
– Het invullen van een inschrijvingsformulier;
– Het verstrekken van referenties;
– Het overleggen van relevante documenten.
We zien dat organisaties geregeld in tijdnood komen bij het afronden van de inschrijving, begin daarom op tijd. En plan tijd en ruimte in om alles in orde te maken voor de deadline.
Stap 6. Opvolgen, evalueren en leren van de aanbestedingsprocedure
De inschrijver die de beste inschrijvingsvereisten en gunningscriteria heeft, krijgt de opdracht gegund. Helaas is het zo dat u niet iedere aanbesteding kunt winnen. Mocht het zo zijn dat u een aanbesteding verliest, probeer dan goed te evalueren en te leren van de gemiste kans.
Goed om te weten:
De aanbestedende dienst is verplicht om de scores te motiveren na het bekendmaken van de gunning. Per criteria wordt omschreven wat de beoordelaars goed vonden of juist niet. Dit is waardevolle informatie waar u lessen uit kunt halen voor de volgende aanbesteding. Is de terugkoppeling niet duidelijk genoeg? Ga dan in gesprek met de aanbestedende dienst met het doel om meer informatie te krijgen over de beoordeling.
Om een aanbestedingsplan te beoordelen wordt er vaak een EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) toegepast. Hierbij gaat het voornamelijk om meerwaarde van uw aanbieding versus de kosten. Voor ondernemingen kan dit vaak een lastige rekensom zijn. Wij hebben gelukkig jarenlange ervaring in het meenemen van EMVI tijdens het aanbestedingsproces.
Aanbestedingsprocedure uitbesteden?
Zoals u heeft gelezen hangt het aanbestedingsproces af van verschillende factoren. Een aanbesteding is vaak een complex en competitief verhaal, maar met de juiste aanpak en strategie verhoogt u de kansen om een aanbesteding te winnen. Weet ook dat u het niet allemaal alleen hoeft te doen. Schakel onze hulp in om een aanbestedingsplan op maat voor je te maken. Dat is het gemak van een ervaren specialist in aanbestedingen. Wilt u weten hoe we te werk gaan? Bekijk dan gerust eens onze LinkedIn pagina.