Meervoudige onderhandse aanbesteding

Je ontvangt een e-mail: een gemeente of Rijkswaterstaat nodigt je bedrijf uit voor een meervoudig onderhandse aanbesteding. Interessant — maar wat nu?

Want zo’n uitnodiging roept direct vragen op. Wat zijn de spelregels? Welke drempelbedragen gelden er? En hoe zorg je ervoor dat jouw inschrijving als winnaar uit de bus komt?

In dit artikel leggen we precies uit hoe een meervoudig onderhandse aanbesteding werkt: van de definitie en geldende drempelbedragen tot de procedure stap voor stap. En we laten je zien wat je kunt doen om niet alleen uitgenodigd te worden, maar ook te winnen.

Wat is een meervoudig onderhandse aanbesteding?

Een meervoudig onderhandse aanbesteding is een procedure waarbij de aanbestedende dienst — denk aan een gemeente, provincie of waterschap — tussen de 3 en 5 partijen uitnodigt om een offerte in te dienen. De selectie van die partijen is gebaseerd op objectieve criteria zoals ervaring, referenties of specialisme.

Het bijzondere aan deze procedure is dat er geen publicatieplicht geldt. De opdrachtgever hoeft de opdracht dus niet openbaar aan te kondigen. Dat maakt het een wendbare en efficiënte procedure voor opdrachten van een bepaalde omvang.

De meervoudig onderhandse aanbesteding is vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012 en verder uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit. Die gids bepaalt wanneer deze procedure proportioneel — en dus toegestaan — is.

Meervoudig vs. enkelvoudig onderhands aanbesteden

Hoe verhoudt de meervoudig onderhandse procedure zich tot andere vormen? Het grootste verschil zit in het aantal partijen en de ruimte voor onderhandelen. Bij enkelvoudig onderhands nodig je één partij uit en is onderhandelen mogelijk. Bij meervoudig onderhands nodig je 3 tot 5 partijen uit en is onderhandelen na inschrijving niet meer toegestaan. Bij een openbare aanbesteding mag iedereen inschrijven en gelden de strengste publicatieregels.

Dat laatste punt is belangrijk om te onthouden: bij een meervoudige procedure krijg je één kans om je beste bod neer te leggen.

Drempelbedragen: wanneer is meervoudig onderhands toegestaan?

De meervoudig onderhandse procedure mag je alleen toepassen voor opdrachten onder de Europese drempelwaarden. Ga je daarboven, dan ben je verplicht Europees aan te besteden.

De actuele Europese drempelwaarden voor 2024-2025 zijn:

• Werken: € 5.538.000
• Diensten en leveringen, centrale overheid: € 143.000
• Diensten en leveringen, decentrale overheid (gemeenten, provincies, waterschappen): € 221.000

Deze bedragen worden tweejaarlijks herzien door de Europese Commissie.

Binnen deze grenzen stellen organisaties hun eigen inkooprichtlijnen op met grensbedragen. Boven die interne grens — maar onder de EU-drempel — moet de opdrachtgever motiveren waarom hij kiest voor een onderhandse procedure. De Gids Proportionaliteit schrijft voor wanneer die keuze gerechtvaardigd is.

Voor werken geldt bovendien het ARW 2016 (Aanbestedingsreglement Werken), dat verplicht van toepassing is op opdrachten onder de EU-drempel.

Let op: de Rijksoverheid heeft in november 2024 een nieuwe circulaire grensbedragen vastgesteld. Controleer bij rijksopdrachten altijd de meest actuele versie.

Grensbedragen in de praktijk: bouw, infra en zorg

In de bouw en infra kom je de meervoudig onderhandse procedure vooral tegen bij middelgrote werken: denk aan BLVC-plannen voor verkeersmaatregelen, sloopwerkzaamheden of kleinere GWW-projecten. Zodra een werk richting de € 1,5 miljoen of hoger gaat, bewegen opdrachtgevers al snel naar een nationale of Europese procedure.

Bij diensten en leveringen — zoals advies, onderhoud of beveiliging — wordt de meervoudig onderhandse procedure veel vaker toegepast, ook bij relatief bescheiden opdrachten.

Hoe verloopt de meervoudig onderhandse procedure stap voor stap?

Een meervoudig onderhandse aanbesteding kent een vaste opbouw. Dit zijn de stappen:

Stap 1 — Voorbereiding door de aanbestedende dienst
De opdrachtgever stelt een bestek of beschrijvend document op met alle relevante eisen, wensen en beoordelingscriteria.

Stap 2 — Selectie van inschrijvers
Op basis van objectieve criteria worden minimaal 3 en maximaal 5 partijen uitgenodigd. De aanbestedende dienst moet deze keuze op verzoek schriftelijk kunnen motiveren.

Stap 3 — Uitnodiging en inschrijftermijn
Er geldt geen wettelijke minimumtermijn, maar de termijn moet wel redelijk zijn in verhouding tot de complexiteit van de opdracht.

Stap 4 — Indienen van offertes
Uitgenodigde partijen dienen hun inschrijving in vóór de deadline. Te laat is te laat.

Stap 5 — Beoordeling en gunning
De beoordeling vindt plaats op basis van de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BPKV) — vroeger bekend als EMVI. In sommige gevallen mag ook worden gegund op laagste prijs, mits gemotiveerd.

Stap 6 — Nota van Gunning
De winnaar ontvangt de opdracht. Afgewezen partijen kunnen in de meeste gevallen schriftelijk om toelichting vragen.

Één belangrijk punt: aankondiging via TenderNed is niet verplicht bij een meervoudig onderhandse procedure. Kiest de opdrachtgever er toch voor om te publiceren, dan is TenderNed het verplichte platform.

Zo win je een meervoudig onderhandse aanbesteding

Dit is waar het op aankomt. Want uitgenodigd worden is stap één — de opdracht binnenhalen is een ander verhaal.

Kom in aanmerking voor de shortlist

Voordat je ook maar één woord schrijft, moet je eerst óp de lijst staan. Opdrachtgevers nodigen partijen uit op basis van objectieve criteria: aantoonbare ervaring, referenties, certificeringen, geografische ligging of specialisme.

Praktisch advies: zorg dat je referentieprojectdocumentatie altijd actueel en goed toegankelijk is. Opdrachtgevers googlen je. Wat ze vinden — of juist niet vinden — bepaalt mede of ze je uitnodigen. Netwerken loont ook bij onderhandse procedures. Wees zichtbaar bij je doelgroep vóórdat er een aanbesteding ligt.

Je inschrijving: kwaliteit telt zwaarder dan prijs

Bij gunning op BPKV bepaalt de combinatie van prijs én kwaliteit wie wint. En die kwaliteit weegt in de praktijk zwaar. Een goed onderbouwd plan van aanpak, een doordacht EMVI-plan, een heldere risicoanalyse en concrete duurzaamheidsmaatregelen kunnen een hogere prijs ruimschoots compenseren.

Concreet voorbeeld: een aannemer die € 50.000 hoger inschrijft, maar beduidend beter scoort op kwaliteitsonderdelen, kan alsnog winnen. Dat is geen uitzondering, dat is hoe het systeem is ontworpen.

Lees het bestek of beschrijvend document daarom uiterst nauwkeurig. Elke eis is een scoremogelijkheid.

Vraag altijd om een Nota van Inlichtingen

Ook bij onderhandse aanbestedingen heb je de mogelijkheid om vragen te stellen. Gebruik de Nota van Inlichtingen strategisch: neem onduidelijkheden weg, maar laat tegelijkertijd zien dat je de opdracht goed begrijpt en serieus neemt.

Meer over de Nota van Inlichtingen lees je in ons artikel: Wat is een Nota van Inlichtingen?

Schrijf een overtuigend kwaliteitsplan

Een meervoudig onderhandse aanbesteding vraagt vrijwel altijd om een inhoudelijk plan. Geen standaard offerte, maar een plan dat laat zien dat jij de opdracht begrijpt, de risico’s kent en de beste aanpak hebt.

Dit is precies het werk dat Makers van Plannen elke dag doet. We helpen je bij het schrijven van een plan van aanpak of EMVI-plan dat inhoudelijk sterk is, prettig leest en hoog scoort op de beoordelingscriteria.

Veelgestelde vragen over meervoudig onderhands aanbesteden

Hoeveel partijen worden uitgenodigd bij een meervoudig onderhandse aanbesteding?

Minimaal 3 en maximaal 5 partijen. De selectie vindt plaats op basis van objectieve criteria die de aanbestedende dienst zelf vaststelt.

Moet een meervoudig onderhandse aanbesteding gepubliceerd worden op TenderNed?

Nee, publicatie is niet verplicht. Als de opdrachtgever er toch voor kiest om aan te kondigen, is TenderNed het verplichte platform.

Kan er onderhandeld worden bij een meervoudig onderhandse aanbesteding?

Nee. Formeel is onderhandelen niet mogelijk na inschrijving. Dit is een belangrijk onderscheid met de enkelvoudig onderhandse procedure, waarbij die ruimte er wel is.

Wat is het verschil tussen EMVI en BPKV?

BPKV (Beste Prijs-Kwaliteitverhouding) is de huidige benaming voor wat vroeger EMVI heette. De kern is hetzelfde: gunning op de combinatie van prijs én kwaliteit, waarbij de verhouding vooraf wordt vastgesteld. Lees ook: Wat is een EMVI-plan?

Wat als ik onterecht niet ben uitgenodigd?

Je kunt de opdrachtgever verzoeken de selectiebeslissing schriftelijk te motiveren. Dat recht is verankerd in de Aanbestedingswet 2012 (Art. 1.4). Blijkt de motivering ondeugdelijk, dan kun je verdere stappen overwegen.

Conclusie

Meervoudig onderhands aanbesteden is een wendbare, efficiënte procedure voor opdrachten onder de Europese drempel. Opdrachtgevers nodigen 3 tot 5 partijen uit en gunnen op de beste prijs-kwaliteitverhouding — geen openbare publicatie, geen verplichte minimumtermijnen, maar wel objectieve selectie en beoordeling.

Als inschrijver draait succes om twee dingen: zorg dat je op de shortlist terechtkomt, en lever daarna een inhoudelijk plan dat de concurrentie overtreft.

Staat er een meervoudig onderhandse aanbesteding op de planning? Makers van Plannen helpt je met een winnend plan van aanpak of EMVI-plan. We kennen de spelregels, we kennen de beoordelingscriteria en we weten wat opdrachtgevers willen lezen. Neem vrijblijvend contact op en we kijken samen wat er mogelijk is.