Wat is een tender?

Je ziet een opdracht langskomen die perfect past bij jouw bedrijf. Het lijkt alsof de opdrachtgever exact zoekt wat jij kunt leveren. Maar dan lees je dat het om een “tender” gaat. Moet je nu inschrijven via een speciale procedure? En wat betekent “tenderen” eigenlijk precies?

In dit artikel leggen we helder uit wat een tender is, hoe het proces werkt en wanneer je ermee te maken krijgt. Zodat je niet alleen begrijpt waar het over gaat, maar ook kunt inschatten of inschrijven voor jouw organisatie interessant is.

Tender betekenis: wat houdt het in?

Een tender is een procedure waarbij een opdrachtgever een opdracht in de markt zet. Bedrijven die interesse hebben, kunnen zich inschrijven door een offerte en een plan van aanpak in te dienen. De opdrachtgever vergelijkt vervolgens alle inschrijvingen en kiest op basis van prijs en kwaliteit welke partij de opdracht uitvoert.

Het woord “tender” komt uit het Engels en betekent letterlijk “aanbieding” of “offerte”. In Nederland gebruiken we de term vaak door elkaar met “aanbesteding”, maar daar komen we zo op terug.

Wat is het verschil tussen een tender en een aanbesteding?

“Tender” en “aanbesteding” worden vaak als synoniemen gebruikt, maar er zit wel degelijk een verschil tussen beide termen. En dat verschil heeft vooral te maken met wie de opdracht uitschrijft.

Een aanbesteding is een opdracht van een overheidsinstelling die volgens wettelijk voorgeschreven procedures verloopt. Denk aan gemeenten, provincies, waterschappen, ministeries en andere (semi-)overheidsorganisaties. Deze partijen zijn verplicht zich aan de Aanbestedingswet te houden. Het proces kent strikte regels rond transparantie, gelijke behandeling en publicatieplicht.

Een tender daarentegen wordt vaker gebruikt bij opdrachten van commerciële organisaties. Private bedrijven zijn niet verplicht om aanbestedingsregels te volgen, maar kiezen er soms zelf voor om via een tenderproces in te kopen. Zij bepalen zelf de spelregels en hebben meer vrijheid in hoe ze het proces inrichten.

Kortom: bij overheden praat je over een aanbesteding met strenge regels, bij commerciële partijen vaak over een tender met meer flexibiliteit. In de praktijk komen beide termen echter vaak door elkaar voor, zelfs bij overheidsopdrachten (denk aan TenderNed, het officiële platform voor overheidsopdrachten).

Hoe werkt een tender proces?

Een tenderproces volgt meestal een aantal vaste stappen. Hoewel de details per opdracht kunnen verschillen, ziet de basis er zo uit:

Publicatie van de opdracht De opdrachtgever publiceert de opdracht, vaak via platforms als TenderNed (voor overheidsopdrachten) of Negometrix. In de aankondiging staat een korte beschrijving van de opdracht en de deadline voor inschrijving.

Aanbestedingsdocumenten Geïnteresseerde partijen kunnen de volledige aanbestedingsdocumenten downloaden. Dit pakket bevat meestal:

• Een aanbestedingsleidraad met de spelregels
• Een programma van eisen waarin staat wat de opdrachtgever wil
• Eventueel een bestek met technische specificaties
• Sjablonen voor je inschrijving

Nota van Inlichtingen (NvI) Omdat niet alles altijd even duidelijk is in de documenten, krijg je de kans om vragen te stellen. Deze vragen worden anoniem gesteld en gebundeld beantwoord in de Nota van Inlichtingen. Dit document ontvangen alle partijen, zodat iedereen dezelfde informatie heeft.

Inschrijving voorbereiden Nu begint het echte werk. Je stelt een inschrijving samen bestaande uit:

• Een plan van aanpak waarin je laat zien hoe je de opdracht aanpakt
• Een prijsopgave
• Bewijsstukken voor je geschiktheid (zoals referenties, certificaten en financiële gegevens)

Inschrijving indienen Voor de deadline upload je alle documenten op het betreffende platform. Te laat is te laat, ook als het maar één minuut is.

Beoordeling De opdrachtgever beoordeelt alle inschrijvingen. Eerst wordt gekeken of je voldoet aan de uitsluitingsgronden en de minimumeisen. Daarna worden de overgebleven inschrijvingen beoordeeld op de gunningscriteria.

Gunning De partij met de beste score krijgt de opdracht gegund. Na de gunning volgt meestal een standstill-periode waarin afgewezen partijen bezwaar kunnen maken.

Waarom bestaan tenders?

Tenders vervullen een belangrijke functie, vooral bij overheidsopdrachten. De belangrijkste redenen waarom opdrachtgevers via een tender werken zijn:

Transparantie en eerlijkheid Door een formeel proces met vaste regels krijgt ieder bedrijf een gelijke kans op de opdracht. Er is geen ruimte voor vriendjespolitiek of belangenverstrengeling.

Beste prijs-kwaliteitverhouding Door meerdere partijen uit te nodigen ontstaat concurrentie. Dit zorgt vaak voor scherpe prijzen en gedegen plannen. De opdrachtgever kan kiezen uit meerdere oplossingen en hoeft niet genoegen te nemen met de eerst

e beste aanbieder.

Wettelijke verplichting Voor overheden is aanbesteden verplicht bij opdrachten boven een bepaalde drempelwaarde. Dit voorkomt dat belastinggeld zonder goede reden naar één specifieke partij gaat.

Stimuleren van innovatie Door concrete eisen en wensen te formuleren, dagen opdrachtgevers bedrijven uit om met creatieve oplossingen te komen. Dit kan leiden tot betere resultaten dan wanneer je één partij vraagt een offerte te maken.

Wat is tenderen?

Tenderen is simpelweg het meedoen aan een tender. Als je “aan het tenderen bent”, ben je bezig met het schrijven van een inschrijving voor een tender. Het woord wordt op twee manieren gebruikt:

Vanuit de inschrijver: “Wij tenderen regelmatig op opdrachten in de publieke sector” betekent dat je als bedrijf regelmatig inschrijft op aanbestedingen.

Vanuit de opdrachtgever: “De gemeente tendert de opdracht voor groenonderhoud” betekent dat de gemeente deze opdracht via een tenderproces in de markt zet.

Soorten tenders

Niet elke tender is hetzelfde. Er zijn verschillende procedures, afhankelijk van de aard van de opdracht en de opdrachtgever.

Openbare tender Iedereen mag zich inschrijven. De opdracht wordt openbaar gepubliceerd en alle geïnteresseerde partijen kunnen direct een offerte indienen. Dit is de meest transparante vorm.

Niet-openbare tender Hier bestaat het proces uit twee fases. Eerst een selectiefase waarin de opdrachtgever een aantal geschikte partijen selecteert (meestal rond de vijf). Alleen deze geselecteerde partijen mogen vervolgens een volledig plan van aanpak indienen.

Meervoudig onderhandse aanbesteding De opdrachtgever nodigt een beperkt aantal partijen (vaak drie) direct uit om in te schrijven, zonder openbare publicatie. Dit mag alleen bij opdrachten onder bepaalde drempelbedragen.

Commerciële tender (RFP, RFQ, RFI) Bij commerciële opdrachten gebruiken bedrijven vaak andere termen:

• RFI (Request for Information): Een informatieverzoek om te verkennen wat de markt kan bieden
• RFQ (Request for Quotation): Een prijsaanvraag, vooral gericht op kosten
• RFP (Request for Proposal): Een volledige offertevraag, vergelijkbaar met een aanbesteding

Wat is een plan van aanpak bij een tender?

Het plan van aanpak is vaak het belangrijkste onderdeel van je inschrijving. Hierin laat je zien hoe je de opdracht gaat uitvoeren en waarom jouw aanpak de beste keuze is voor de opdrachtgever.

Een goed plan van aanpak bevat meestal:

• Jouw visie op de opdracht: Laat zien dat je begrijpt wat de opdrachtgever echt wil bereiken
• Een concrete aanpak: Beschrijf stap voor stap hoe je de opdracht uitvoert
• Antwoorden op gunningscriteria: Ga in op alle criteria waarop je beoordeeld wordt
• Onderscheidend vermogen: Laat zien waarin je beter bent dan de concurrent
• Risicomanagement: Toon aan dat je risico’s herkent en beheerst
• Team en middelen: Maak duidelijk dat je de opdracht ook daadwerkelijk kunt uitvoeren

Het schrijven van zo’n plan is een vak apart. Je moet niet alleen vakinhoudelijk sterk zijn, maar ook kunnen vertalen wat de opdrachtgever wil lezen. Het gaat erom dat je de juiste balans vindt tussen volledig antwoord geven en toch een helder, leesbaar verhaal neerzetten.

Hoe worden tenders beoordeeld?

De manier waarop je inschrijving wordt beoordeeld, staat altijd beschreven in de aanbestedingsleidraad. De meest voorkomende methoden zijn:

Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BPKV) Ook wel EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) genoemd. Hierbij tellen zowel prijs als kwaliteit mee. De verdeling staat vooraf vast, bijvoorbeeld 70% kwaliteit en 30% prijs. De kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van gunningscriteria zoals duurzaamheid, aanpak, ervaring en service.

Laagste prijs Bij eenvoudigere opdrachten kan de opdrachtgever kiezen om alleen op prijs te gunnen. Alle inschrijvers die voldoen aan de minimumeisen komen dan in aanmerking, en de goedkoopste wint.

Beste prijs of kosteneffectiviteit Een tussenvariant waarbij gekeken wordt naar de totale kosten over de gehele looptijd van het contract, niet alleen de aanschafprijs.

Bij BPKV-tenders krijgt elke inschrijving per criterium een score, vaak op een schaal van 1 tot 10. Die scores worden vermenigvuldigd met het wegingspercentage. Bij de prijs werkt het omgekeerd: de goedkoopste krijgt de maximale punten, de duurdere inschrijvingen krijgen minder punten. Uiteindelijk worden alle punten bij elkaar opgeteld en wint de inschrijving met het hoogste totaal.

Dit betekent dat je niet automatisch de laagste prijs hoeft te bieden om te winnen. Een iets hogere prijs kan gecompenseerd worden door een veel betere kwaliteit.

Wanneer moet je tenderen?

Of je moet tenderen hangt af van een aantal factoren:

Bij overheidsopdrachten Werk je voor of met (semi-)overheden? Dan kom je regelmatig tenders tegen. Overheden zijn wettelijk verplicht om opdrachten vanaf een bepaalde waarde via een aanbesteding te gunnen. Deze drempelwaarden verschillen per type opdracht en worden regelmatig aangepast.

Bij commerciële opdrachten Steeds meer grote commerciële organisaties kiezen ervoor om ook via tenders in te kopen, zelfs als dat niet verplicht is. Dit doen ze voor transparantie, betere prijzen of om innovatie te stimuleren.

Strategische keuze Sommige bedrijven richten zich bewust op de tendermarkt omdat daar grote, langlopende opdrachten te halen zijn. Andere bedrijven mijden tenders juist vanwege de hoge inspanningen en lage winkans.

Voor wie is tenderen interessant?

Tenderen is niet voor ieder bedrijf weggelegd. Het vraagt namelijk een aanzienlijke investering in tijd, kennis en soms ook externe expertise. Toch kan het zeer waardevol zijn voor:

Bedrijven die veel leveren aan overheden Als een groot deel van je omzet uit de publieke sector komt, kun je er niet omheen.

Organisaties die willen groeien Tenders bieden toegang tot grote opdrachten die je anders misschien niet zou kunnen binnenhalen.

Partijen met onderscheidend vermogen Heb je een unieke aanpak, bijzondere expertise of innovatieve oplossingen? Dan kun je dat in een tender goed laten zien en je daarmee onderscheiden.

Bedrijven met tenderervaring of -capaciteit Succesvol tenderen vraagt specifieke kennis. Organisaties die deze kennis in huis hebben of zich laten bijstaan door specialisten, maken significant meer kans.

Tips voor succesvol tenderen

Wil je serieus aan de slag met tenders? Houd dan rekening met het volgende:

Begin op tijd Een goede inschrijving schrijf je niet in een weekend. Plan voldoende tijd in voor analyse, sessies met je team, het schrijven en het reviewen van je plan.

Lees de leidraad grondig Dit klinkt logisch, maar toch gaat het regelmatig mis. De leidraad is heilig. Wat daar staat, moet je doen. Niet meer, niet minder.

Stel de juiste vragen Gebruik de Nota van Inlichtingen slim. Vraag door op onduidelijkheden, maar denk ook strategisch na: welke informatie heb je echt nodig en wat geef je daarmee weg aan de concurrent?

Denk vanuit de opdrachtgever Je plan gaat niet over hoe geweldig jij bent, maar over hoe je de opdrachtgever helpt zijn doelen te bereiken. Lees jezelf terug in het verhaal.

Let op vormvereisten Te veel pagina’s, verkeerd lettertype, geen ondertekening? Dan kun je worden uitgesloten, hoe goed je inhoud ook is.

Review door anderen Laat je plan altijd door iemand anders lezen die er nog niet bij betrokken was. Verse ogen zien dingen die jij over het hoofd ziet.

Hulp nodig bij tenderen?

Het schrijven van een sterke inschrijving is specialistisch werk. Bij Makers van plannen hebben we actuele vakkennis en jarenlange ervaring in het inschrijven op aanbestedingen. We begeleiden je door het complete tenderproces met korte lijnen en praktische aanpak.

Of je nu voor het eerst inschrijft of je winkansen wilt vergroten: wij denken graag met je mee. Van strategiesessie tot het schrijven van een winnend plan van aanpak.

Wil je meer weten over hoe wij je kunnen helpen? Neem contact met ons op en ontdek wat we voor je kunnen betekenen.